FAQ
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes.
Et si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ou si vous avez envie d’échanger directement, n’hésitez pas à m’écrire en cliquant sur le bouton ci-dessous.
1. Premier contact
Tout commence par un échange pour discuter de vos besoins et de vos attentes. Ce premier contact peut se faire par téléphone ou, si vous êtes dans le Sud de l’île de la Réunion, en personne. Cela nous permet de définir les grandes lignes de notre collaboration et de mettre en place une solution adaptée.
2. Établir un contrat
Une fois nos objectifs fixés, nous formalisons notre collaboration à travers un contrat clair et transparent. Ce document définit les modalités de gestion et marque le point de départ de notre travail ensemble.
3. Création de votre site Internet
En complément de mes services, je réalise un site Internet dédié à votre cabinet, respectant les normes légales et déontologiques. Ce site, conçu pour présenter vos services et vos informations pratiques, intègre également un formulaire de contact pour vos patients.
4. Mise en place des échanges de données
Une fois le contrat signé, nous organisons les échanges des données nécessaires pour votre gestion administrative. Vous me communiquez les accès aux outils numériques que vous utilisez (logiciels de planning, télétransmission, etc.), afin que je puisse prendre en charge les tâches convenues en toute sérénité.
5. Une gestion quotidienne adaptée
Une fois tout mis en place, je prends en charge la gestion administrative de votre cabinet, en coordination avec vous. Grâce à une organisation minutieuse et à ma disponibilité, toutes les tâches sont traitées avec soin et sans retard.
Dans le cadre d’un contrat de gestion administrative du cabinet, je m’engage à me déplacer lorsque cela est nécessaire. Chaque cabinet étant différent, le nombre de passages peut varier en fonction de vos besoins spécifiques et de la charge de travail. Ces déplacements sont essentiels pour maintenir un lien humain, m’assurer que tout est à jour et gérer en personne les tâches qui ne peuvent être faites à distance.
Cependant, il est important de noter que la majorité des tâches administratives est réalisée depuis mon bureau. Cela respecte mon statut d’indépendante tout en me permettant de rester disponible et réactive pour gérer vos demandes au quotidien. Les passages au cabinet restent donc ponctuels et adaptés à vos besoins réels.
Je limite volontairement mes services de secrétariat aux infirmiers libéraux du sud de l’île de la Réunion, tout simplement parce que mon accompagnement inclut parfois des interventions sur place : sessions ponctuelles de facturation au cabinet, restitution de carte CPS, organisation ou remise en ordre des documents, échanges en personne… Pour rendre ce service de proximité possible et de qualité, je dois limiter mes temps de trajet et rester disponible pour les professionnels que j’accompagne.
Cela étant dit, si vous êtes situé ailleurs sur l’île et que vous souhaitez malgré tout travailler avec moi, certaines solutions peuvent être envisagées :
• Vous pouvez opter pour une sécurisation en mobilité, ce qui vous permet de conserver votre carte CPS et de télétransmettre vous-même vos feuilles de soins. De mon côté, je prends en charge la saisie des ordonnances ainsi que la gestion administrative du cabinet, selon la formule choisie.
• Il est parfois possible d’organiser une remise de votre carte CPS afin de traiter l’ensemble de vos factures en mode dégradé.
• Et si vous tenez malgré tout à travailler avec moi, contactez-moi pour en discuter. Si je peux organiser le service sans compromettre la qualité de mon travail, je le ferai avec plaisir.
Enfin, pour la création de sites internet, aucune restriction géographique : j’accompagne les professionnels de santé de toute l’île. Tout peut se faire à distance.
Oui, bien sûr. Pour les besoins ponctuels, j’ai mis en place le forfait SOS ou des services à la carte. Ils permettent d’intervenir rapidement, notamment en cas de surcharge, d’imprévu ou de remplacement temporaire. Un devis personnalisé peut être établi selon la charge de travail à effectuer.
Mes jours de repos
Je prends généralement mes jours de repos le week-end. Pendant ces moments, vous pouvez toujours m’envoyer vos messages, vos ordonnances ou toute autre information importante pour que vous n’ayez plus à y penser par la suite.
Ne vous inquiétez pas : je reste joignable et disponible pour recevoir vos messages à tout moment. Cependant, le temps de réaction pourra être un peu plus long pendant mes jours de repos.
Mes vacances
Oui, comme tout le monde, il m’arrive de partir en vacances. Cela dit, vous n’avez aucune inquiétude à avoir : le travail n’est jamais interrompu.
Tout ce qui doit être fait est anticipé ou reporté selon un accord établi avec vous en amont. Grâce aux outils numériques, je peux gérer certaines urgences à distance, même en déplacement.
Je tiens aussi à vous rassurer : je pars très rarement en vacances plus de trois semaines dans l’année, et vous êtes toujours prévenu(e) bien à l’avance. Mon organisation est pensée pour que tout soit pris en charge, sans retard ni surcharge à mon retour.
Cela dépend de vous. Si vous avez besoin d’une personne sur place pour gérer l’accueil des patients en continu, je ne serai pas la personne qu’il vous faut. En revanche, si vous recherchez une personne fiable, impliquée et capable de gérer vos tâches administratives à distance avec rigueur, alors je suis la bonne personne pour vous accompagner.
💡 Retrouvez tous vos avantages par rapport à l’embauche d’un employé ici.
Oui, je mets en place une plateforme dédiée et sécurisée qui vous permet d’accéder à vos documents administratifs à tout moment. Tout est soigneusement organisé pour que vous puissiez retrouver rapidement les informations nécessaires, sans perte de temps. Cette solution garantit une gestion simple et claire, vous permettant d’avoir tout sous la main quand vous en avez besoin.
Cela dépend de votre fonctionnement. Je m’adapte à votre organisation et à vos préférences. Certains cabinets préfèrent centraliser les dépenses, auquel cas la facturation se fait au nom du cabinet. D’autres souhaitent gérer cela individuellement, dans ce cas, chaque infirmier reçoit sa propre facture. Nous en discutons ensemble au moment de la mise en place du contrat, pour que tout soit clair et conforme à vos habitudes.
Non, chaque cabinet est géré de manière totalement indépendante et sécurisée. Je prends des mesures strictes pour garantir que chaque dossier soit séparé et organisé de manière distincte. Je mets en place des espaces sécurisés où chaque cabinet peut déposer ses documents et informations. Vous pouvez donc être assuré que vos données sont protégées et qu’il n’y a aucun risque de confusion ou de partage non autorisé entre les différents cabinets.
Je tiens à vous rassurer, je connais parfaitement mes limites et je n’accepte qu’un nombre restreint de collaborations. Si j’accepte de travailler avec vous, c’est parce que je suis certaine de pouvoir répondre à vos besoins.
Travailler à distance me permet de m’organiser efficacement pour consacrer le temps nécessaire à chaque cabinet. Je suis une personne rigoureuse, habituée à travailler vite et bien, tout en maintenant un suivi de qualité.
Durant de nombreuses années, j’ai cumulé un emploi à plein temps, mes études, ainsi que la gestion et le développement de mon entreprise. Je suis donc pleinement habituée à mener plusieurs projets de front, avec sérieux et engagement.
Mon objectif est toujours de vous offrir un service personnalisé et adapté, sans jamais compromettre la qualité ni les délais.
Vous pouvez donc être sûr(e) que votre cabinet recevra toute l’attention qu’il mérite.
Si vous envisagez un service à la carte, vous pouvez me contacter à l’avance pour connaître mes délais de disponibilité avant de passer commande. Et si, à un moment donné, mon planning ne me permet plus de prendre de nouveaux dossiers, cela sera clairement indiqué sur le site.
Des tâches qui s’accumulent ?
Besoin d’un site internet pour informer vos patients ?
Prenez le temps d’échanger avec moi, tout simplement.
MON PARCOURS
Plus de 20 ans au service des infirmiers libéraux
Depuis 2003, j’évolue dans le domaine du secrétariat médical. Ce sont des années de terrain, de rencontres et de confiance partagée avec les infirmiers libéraux. Chaque étape m’a conduite à ce que je fais aujourd’hui, avec toujours la même envie d’accompagner et de soulager.
LolaSecrétaire indépendante et designer graphique