Les différentes solutions pour gérer l’administratif d’un cabinet infirmier

Lorsqu’un cabinet souhaite déléguer son administratif, trois alternatives sont généralement envisagées :

• embaucher une secrétaire salariée
• faire appel à une société de facturation
• travailler avec une secrétaire indépendante spécialisée pour les infirmiers

Chaque option présente des avantages… mais aussi certaines limites.

Embaucher une secrétaire salariée

Certains cabinets choisissent d’embaucher une secrétaire directement au sein du cabinet.

L’avantage est d’avoir une personne présente physiquement sur place.

Mais cela implique également de devenir employeur.

Cela signifie notamment :

• un salaire fixe chaque mois
• des charges patronales
• une mutuelle obligatoire
• des congés payés
• des absences possibles (maladie, congés)

Dans certains cas, il faut aussi prévoir :

• les indemnités de fin de contrat
• des démarches administratives contraignantes si la collaboration doit s’arrêter.

Les sociétés de facturation

Une autre solution consiste à passer par une société de facturation.

Certaines plateformes proposent un service où une personne s’occupe de :

• saisir les ordonnances
• réaliser la facturation
• suivre la télétransmission.

Cela peut être utile pour déléguer la partie facturation.

Mais dans la majorité des cas, ces prestations ne couvrent pas l’ensemble du travail administratif du cabinet.

La plupart des sociétés de facturation ne prennent pas en charge :

• la permanence téléphonique
• la communication avec les professionnels de santé et les familles
• le suivi des ordonnances
• l’organisation administrative du cabinet
• le classement et l’archivage des dossiers.

L’infirmier reste donc responsable d’une grande partie de l’administratif.

La secrétaire indépendante : une solution plus complète

De plus en plus de cabinets infirmiers choisissent aujourd’hui de travailler avec une secrétaire indépendante.

Cette possibilité permet généralement de déléguer bien plus que la facturation.

Selon les besoins du cabinet, une secrétaire indépendante peut prendre en charge :

• la facturation, télétransmission des soins (en toute logique)
• le suivi administratif des dossiers
• le renouvellement des ordonnances
• la communication avec les patients, la famille et les professionnels de santé
• toute l’organisation administrative du cabinet.

Le suivi des ordonnances est d’ailleurs un service particulièrement apprécié.

Nous surveillons les dates de validité et, lorsque c’est nécessaire, nous contactons directement les médecins pour demander le renouvellement.

Cela permet d’éviter les oublis et les démarches urgentes de dernière minute.

Une présence possible au cabinet

Contrairement à une secrétaire salariée, une secrétaire indépendante n’est pas présente physiquement tous les jours au cabinet.

En revanche, selon les besoins du cabinet, nous pouvons nous déplacer directement sur place une à deux fois par mois.

Ces déplacements permettent notamment :

• d’organiser des sessions de facturation avec carte vitale en mode sécurisé
• d’accueillir les patients ou leurs proches qui viennent avec la carte vitale
• de récupérer la carte, effectuer la facturation et la restituer immédiatement
• de classer et organiser les dossiers administratifs
• d’effectuer l’archivage des documents du cabinet.

La majorité des sociétés de facturation qui proposent des prestations administratives fonctionnent uniquement à distance et facturent leurs services à l’acte, sans se déplacer au cabinet.

Dans notre organisation, ces déplacements peuvent être prévus dans le cadre de notre collaboration lorsque le cabinet en a besoin.

Une disponibilité large pour accompagner votre cabinet

Nous assurons le secrétariat :

• du lundi au vendredi
• de 8h30 à 12h
• de 13h30 à 17h

Cela représente 35 heures de secrétariat par semaine, soit l’équivalent d’un temps plein.

Nous restons également disponibles le samedi et à tout moment, pour répondre aux demandes des infirmiers lorsque cela est nécessaire.

Cette organisation permet aux cabinets de bénéficier d’un suivi administratif sur une large plage horaire.

Combien coûte réellement une secrétaire salariée pour un cabinet infirmier ?

Avant d’embaucher une secrétaire, il est important de comprendre le coût réel d’un salarié.

Au 1ᵉʳ janvier 2026, le SMIC est fixé à 12,02 € brut de l’heure, soit 1 823,03 € brut par mois pour 35 heures de travail hebdomadaires.

Une fois les charges patronales ajoutées, le coût pour l’employeur est généralement bien supérieur au salaire brut.

Il faut également prendre en compte d’autres dépenses :

• congés payés
• arrêt maladie
• mutuelle obligatoire
• matériel de travail
• prime de licenciement,
• et, en cas de CDD, la prime de précarité d’environ 10 % du salaire brut.

En pratique, le coût réel d’un salarié peut donc se rapprocher de plus de 2 000 € par mois pour un temps plein.

Même pour un temps partiel, le coût reste important.

Par exemple, une secrétaire à mi-temps peut rapidement représenter plus de 1 000 € par mois, tout en n’étant disponible que quelques heures par jour.

À l’inverse, certaines solutions de secrétariat externalisé permettent de bénéficier d’un accompagnement administratif large, avec des tarifs plafonnés, ce qui permet au cabinet de maîtriser son budget.

Un tarif plafonné et une dépense déductible pour votre cabinet

Contrairement à certaines solutions qui facturent à l’acte ou au pourcentage sans limite, nos tarifs sont plafonnés.

Cela signifie que vous savez à l’avance combien vous paierez au maximum chaque mois, sans risque de voir la facture augmenter si votre activité se développe.

Mais il y a aussi un autre point important : les frais de secrétariat sont une charge professionnelle déductible.

Concrètement, cela signifie que la somme que vous payez pour votre secrétariat vient réduire votre bénéfice imposable.

Exemple concret

Imaginons qu’un cabinet paie 800 € par mois pour son secrétariat.

Sur l’année, cela représente :

800 € × 12 mois = 9 600 € de charges professionnelles

Ces 9 600 € viennent en déduction du bénéfice du cabinet.

Si l’on prend un exemple simple avec un taux global d’imposition et de cotisations d’environ 40 % (impôt + cotisations sociales, ce qui est fréquent chez les professionnels libéraux selon la situation fiscale), la dépense réelle devient environ :

9 600 € × 40 % = 3 840 € d’économies de charges

Le coût réel du secrétariat est donc :

9 600 € − 3 840 € = 5 760 € par an

Soit environ 480 € par mois en coût réel.

Autrement dit, une dépense affichée à 800 € peut en réalité revenir autour de 480 € après déduction, selon la situation fiscale du cabinet.

Un objectif simple : alléger la charge administrative des infirmiers

L’objectif reste de permettre aux infirmiers de ne plus porter seuls toute la charge administrative du cabinet.

Savoir que le secrétariat est suivi permet souvent de travailler plus sereinement… et de rentrer chez soi le soir sans avoir encore plusieurs heures de gestion à faire.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre manière de travailler ou échanger sur les besoins administratifs de votre cabinet infirmier, vous pouvez réserver un créneau pour en discuter.